Wat is HR?
HR, ofwel Human Resources, richt zich op het beheren van personeel binnen een bedrijf. Het is de afdeling die zorgt voor de werving en selectie van nieuwe medewerkers, maar ook voor de ontwikkeling en begeleiding van bestaande medewerkers. Eén van de belangrijkste taken van HR is het verzorgen van de onboarding van nieuwe medewerkers.
Wat is onboarding
Onboarding is het proces waarbij nieuwe medewerkers worden geïntroduceerd in het bedrijf. Dit is een belangrijk onderdeel van HR, omdat het zorgt voor een soepele overgang van nieuwe medewerkers naar het bedrijf. Een goed onboarding proces kan ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers zich sneller op hun gemak voelen en zich sneller thuis voelen binnen het bedrijf. Dit kan leiden tot hogere productiviteit en betere retentie van medewerkers.
Waarom goede onboarding cruciaal is voor een succesvolle HR-strategie
Als het gaat om het aannemen van nieuwe medewerkers, denken veel bedrijven vooral aan het vinden van de juiste kandidaat en het doorlopen van het sollicitatieproces. Maar de eerste weken en maanden van een nieuwe medewerker zijn net zo belangrijk.
Een goede onboarding is namelijk cruciaal voor het succes van de HR-strategie van een bedrijf. In dit artikel gaan we dieper in op het belang van onboarding en hoe bedrijven dit proces succesvol kunnen aanpakken.
De voordelen van een goed onboardingproces
Een goede onboarding heeft tal van voordelen. Allereerst zorgt het ervoor dat de nieuwe medewerker zich snel thuis voelt en betrokken raakt bij de organisatie. Dit verhoogt de motivatie en betrokkenheid van de nieuwe medewerker, wat leidt tot een hogere productiviteit en betere prestaties. Daarnaast vermindert een goede onboarding het risico op vroegtijdig vertrek van de nieuwe medewerker. Dit bespaart het bedrijf niet alleen kosten, maar voorkomt ook het verlies van belangrijke kennis en expertise.
Onboarding via een gestructureerd programma
Een gestructureerd onboardingprogramma zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers snel ingewerkt worden en zich snel thuis voelen in de organisatie. Het programma kan bestaan uit verschillende onderdelen, zoals kennismaking met de organisatie en de collega’s, het leren van de bedrijfscultuur, het krijgen van informatie over de functie en de verantwoordelijkheden en het leren van de procedures en systemen.
Het is belangrijk om het programma af te stemmen op de behoeften van de nieuwe medewerker en om deze regelmatig te evalueren en aan te passen waar nodig.
Een onboarding pakket voor een effectieve onboarding
Veel bedrijven bieden tegenwoordig een onboarding pakket aan. Dit pakket bevat alle informatie die nieuwe medewerkers nodig hebben om zich snel op hun gemak te voelen in het bedrijf. Het kan onder andere bestaan uit een introductie van het bedrijf, informatie over de bedrijfscultuur en waarden, informatie over de werkomgeving, en informatie over de rechten en plichten van de medewerker.
Het onboarding pakket kan ook praktische informatie bevatten, zoals hoe je toegang krijgt tot de systemen van het bedrijf en hoe je contact kunt opnemen met HR en andere afdelingen binnen het bedrijf. Sommige bedrijven bieden ook een mentorprogramma aan waarbij nieuwe medewerkers worden gekoppeld aan een ervaren collega die hen kan helpen bij het inwerken.
Veel bedrijven zien het onboarding proces als een investering in de toekomst van het bedrijf. Een goed onboarding proces kan ervoor zorgen dat nieuwe medewerkers sneller productief zijn en beter kunnen samenwerken met collega’s. Dit kan uiteindelijk leiden tot hogere klanttevredenheid en betere resultaten voor het bedrijf.
Retentie van medewerkers kan verhogen
Een ander voordeel van een goed onboarding proces is dat het de retentie van medewerkers kan verhogen. Als nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen in het bedrijf, is de kans groter dat ze langer bij het bedrijf willen blijven werken. Dit kan uiteindelijk leiden tot lagere kosten voor het werven en inwerken van nieuwe medewerkers.
Software ter ondersteuning
In veel gevallen wordt het onboarding proces ondersteund door software. Hiermee kunnen bedrijven het proces automatiseren en zorgen dat nieuwe medewerkers alle informatie krijgen die ze nodig hebben op het juiste moment. Het onboarding pakket kan hierbij een belangrijke rol spelen, omdat het alle informatie bevat die nieuwe medewerkers nodig hebben om snel op te starten.
Onboarding doormiddel van resultaten meten met duidelijke KPI’s
Een gestructureerd onboarding proces is van groot belang voor het succesvol integreren van nieuwe medewerkers in een organisatie. Een manier om het effect van dit proces te meten is door gebruik te maken van duidelijke Key Performance Indicators (KPI’s). Door KPI’s te definiëren voor het onboarding proces, kan de organisatie de resultaten van het proces meten en evalueren.
Deze KPI’s kunnen onder andere betrekking hebben op zaken als de snelheid waarmee nieuwe medewerkers volledig operationeel zijn, de mate waarin zij zich verbonden voelen met de organisatie en hun nieuwe collega’s, en hun prestaties na een bepaalde periode van in dienst zijn. Door deze KPI’s nauwkeurig te meten en te volgen, kan de organisatie de effectiviteit van het onboarding proces verbeteren en de ROI van dit proces verhogen.
Een ander voordeel van het meten van KPI’s bij het onboarding proces is dat dit de betrokkenheid van het HR-team en de rest van de organisatie vergroot. Door duidelijke doelen te stellen en de voortgang te meten, wordt het voor iedereen duidelijk wat er van hen verwacht wordt en hoe zij kunnen bijdragen aan het succes van het onboarding proces.
Dit kan leiden tot meer betrokkenheid en motivatie onder de medewerkers en een hogere kwaliteit van het onboarding pakket.
Verschillende benaderingen van onboarding
Onboarding is een belangrijk proces voor nieuwe medewerkers. Het zorgt ervoor dat zij zich snel thuis voelen in de organisatie en productief kunnen zijn in hun nieuwe rol. Er zijn verschillende benaderingen van onboarding, elk met hun eigen focus en doelstellingen.
De traditionele benadering van onboarding kent drie elementen: operationeel, sociaal en strategisch. Het operationele aspect richt zich op het voorzien van de juiste middelen en kennis om het werk goed te kunnen doen. Het sociale aspect gaat over het creëren van een gevoel van welkom en het opbouwen van waardevolle relaties. Het strategische aspect betreft de identificatie met de organisatie, haar missie en structuur.
Een andere benadering is de theorie van de vier C’s. Deze benadering omvat compliance, clarification, culture en connection. Compliance gaat over de regels en voorschriften in het bedrijf, terwijl clarification gaat over de rol van de nieuwe medewerker en de verwachtingen die over en weer worden gesteld. Culture betreft de bedrijfscultuur, missie en waarden en connection richt zich op de sociale structuur.
HR professionals voegen vaak een vijfde C toe: Check back. Hiermee wordt gevraagd om feedback op de beginperiode van de nieuwe medewerker. Op deze manier kan worden geëvalueerd of het onboarding proces succesvol is verlopen en waar eventuele verbeterpunten liggen.
Hoe maak je een goed begin praktisch?
Onderstaand vind je enkele tips om de onboarding van jouw bedrijf praktisch te maken:
Een gestructureerde onboarding is essentieel voor retentie
Een gestructureerde onboarding is essentieel voor retentie. Het biedt nieuwe medewerkers de mogelijkheid om een band op te bouwen met hun collega’s en de organisatie. Dit helpt bij het integreren van nieuwe medewerkers en het versterken van hun betrokkenheid en loyaliteit aan de organisatie. In deze tekst zullen we dieper ingaan op de verschillende elementen van een gestructureerde onboarding.
Contact voor de startdatum
Het is van groot belang dat er voor de startdatum van de nieuwe medewerker contact is tussen de manager en de medewerker. Dit kan bijvoorbeeld door het drinken van een kop koffie of door een telefoontje. Hierdoor kan de nieuwe medewerker kennis maken met zijn of haar manager en kan er alvast een beeld gevormd worden van de organisatie.
Inwerkprogramma op de eerste dag
Op de eerste dag is het belangrijk dat er een inwerkprogramma klaarligt voor de nieuwe medewerker. Hierdoor voelt de nieuwe medewerker zich welkom en weet hij of zij wat er van hem of haar verwacht wordt. Ook is het belangrijk dat de juiste autorisaties al geregeld zijn, zodat de nieuwe medewerker meteen aan de slag kan met de systemen.
Rondleiding en ludieke wijze
Een rondleiding is een belangrijk onderdeel van de onboarding. Hierdoor kan de nieuwe medewerker kennis maken met het gebouw en de afdeling waar hij of zij komt te werken. Sommige bedrijven maken hierbij gebruik van een spel of app om het inwerken op een ludieke wijze vorm te geven. Dit kan bijdragen aan een positieve en ontspannen start van de nieuwe medewerker.
Inhoudelijke training en frequent contact
Een inhoudelijke training of opleiding is een belangrijk onderdeel van de onboarding om het vak of de werkwijze van de organisatie goed te beheersen. Het is daarnaast essentieel dat er regelmatig contact is tussen de manager en de nieuwe medewerker.
Hierdoor kan de manager op de hoogte blijven van hoe het gaat met de nieuwe medewerker en eventuele verbeterpunten bespreken. Ook kan de nieuwe medewerker op deze manier zijn of haar mening en feedback delen.
Dit draagt bij aan een goede start van de nieuwe medewerker en verhoogt de kans dat hij of zij aan boord blijft bij de organisatie.